soal dan jawaban "Microsoft Acces"

SOAL

1.      Bagaimana mencari gaji pokok yang tertinggi ?

2.      Apa fungsi dari ascending dan descending ?

JAWABAN

1. Yaitu dengan membuat Query, dimana query merupakan permintaan yang diberikan oleh user untuk mengambil informasi yang tersimpan dalam database. Fungsi dari Query sendiri adalah untuk menyaring dan menampilkan data dari berbagai kriteria dan urutan yang kita kehendaki. Caranya :

a.       Masuk ke tab Create

b.      Klik Query design

c.       Klik kanan kemudian pilih SQL View

d.      Ketikkan perintah query nya, yaitu gaji pokok tertinggi

e.       setelah selesai klik tombol tanda seru (RUN) untuk menjalankan query/perintah

f.       kemudian lihat perubahan yang terjadi.

2. Order dibutuhkan untuk mengurutkan data atau record berdasarkan urutan-urutan tertentu. Terdapat dua metode urutan didalam Access, yaitu Ascending dan Descending.

a. Ascending mengurutkan data dari nilai terkecil ke nilai terbesar, misal dari A s/d Z, dari 1 s/d 10, dan dari 1-Jan s/d 31-Des.

b. Descending kebalikan dari ascending, yaitu mengurutkan data dari nilai terbesar ke nilai terkecil, misalnya dari Z s/d A, dari 10 s/d 1, dan dari 31-Des s/d 1-Jan.

Dalam menentukan Order tersebut dapat melalui 2 cara, yaitu :

1. Order Secara Manual (Lewat Menu, Toolbar dan Popup Menu)

Untuk mengurutkan data secara manual, klik dahulu column atau salah satu field didalam column yang hendak di urutkan, kemudian lakukan salah satu langkah berikut ini:

·         Untuk sort ascending, pilih dahulu field pada column yang hendak disort, kemudian klik menu Records -> Sort -> Sort Ascending atau klik toolbar Sort Ascending atau klik kanan field pada column yang hendak disort tersebut, kemudian pilih menu Sort Ascending.

·         Untuk sort descending, pilih dahulu field pada column yang hendak disort, kemudian klik menu Records -> Sort -> Sort Descending atau klik toolbar Sort Descending atau klik kanan field pada column yang hendak disort tersebut, kemudian pilih menu Sort Descending.

Namun metode ini hanya bisa mengurutkan data atau record berdasarkan satu field saja.

2. Order Melalui Properties Object Tersebut

Untuk object Table, Query, Form dan Report, ketika kita masuk ke mode design view, terdapat properties Order yang dapat kita set nilainya untuk mengurutkan data atau record di dalam object tersebut saat berada pada mode Object View (Run). Properties Order ini letaknya tepat berada dibawah properties Filter, dengan nama property "Order By". Keuntungan metode ini dibanding metode sebelumnya adalah pada metode ini bisa mengurutkan data atau record berdasarkan lebih dari satu field. Tata cara menulis property "Order By" ini adalah sbb:

-          Untuk mengurutkan data secara Ascending, maka cukup ditulis nama fieldnya saja. Misalnya: "CustomerID"

-          Untuk mengurutkan data secara Descending, maka harus ditulis nama fieldnya dengan diakhiri dengan kata DESC. Misalnya: "CustomerID DESC"

-          Jika pengurutan data berdasarkan pada lebih dari satu field, maka harus dipisah dengan tanda koma (,) antara masing-masing field tersebut. Misalnya: "CustomerID, CompanyName, ContactName DESC"

-          Jika terdapat spasi di dalam nama field, maka penulisan nama field tersebut harus diapit dengan symbol []. Misalnya: "[Customer ID], [Company Name], [Contact Name] DESC"

Setelah properties Order diset, maka untuk melihat hasil pengurutan data di dalam Object tersebut, harus di Apply Filter/Sort, diantaranya bisa menggunakan menu Records -> Apply Filter/Sort. Adapun untuk object report, kita dapat menampilkan hasil dari properties "Order By" ini secara otomatis, dengan cara diset secara langsung melalui properties "Order By On" = Yes.